¿CÓMO LAS EMPRESAS DECIDEN SUS COMPRAS EN EVENTOS?

El estudio apunta a una proporción alta de eventos organizados por la misma empresa sin agencia. El estudio no lo aclara pero podemos asumir que los grandes eventos se externalizan más y por tanto que la parte del negocio que pasa por agencias es mayor que este nivel de 54,5% (que se aplica al número de eventos). Los eventos que más frecuentemente se contratan a una agencia son la participación en ferias (66%), los congresos (65%), los lanzamientos de producto (58%), las convenciones de ventas (55%) y los viajes de incentivos (55%). Por otro lado, eventos como las formaciones y las fiestas de navidad se gestionan internamente en más del 70% de los casos.

El briefing es la base de cualquier evento, pero a menudo insuficientemente trabajado y especificado. Y aquí nos queda trabajo. La mitad de los Productores de Eventos (49%) solo a veces cuantifican los objetivos en el briefing, mientras que casi un tercio (28%) cuantifican los objetivos la mayoría de las veces, y el 17,5% que siempre cuantifican los objetivos y un 5,5% que nunca realiza una cuantificación de los objetivos. Especificar claramente los objetivos sigue siendo una tarea pendiente.

¿Cómo se elige una agencia o un proveedor? ¿Los procesos de compra con puntuación fría y objetiva han ganado? Pues no: el criterio que más pesa según los EEMM es la confianza y la experiencia, un criterio emocional como lo destaca el estudio. Sigue el precio (93%), la creatividad (92%) y de nuevo un criterio muy emocional: el feeling personal. Está claro que para decidir organizar un evento con alguien, encargarle tus empleados o clientes, la confianza y el entendimiento personal siguen importando. Los criterios combinan por tanto aspectos objetivos y otros subjetivos – algo probablemente positivo.

Aunque lo habitual es convocar a tres agencias a las licitaciones, el 81% puede optar por licitaciones que varían entre 2 y 5 agencias, de las cuales una o ninguna es una agencia nueva. Respecto a los proveedores, afirman que tienen libertad para elegir a los proveedores (38%), pueden añadir nuevos proveedores a los homologados (34%) o solo pueden contratar los proveedores homologados por el departamento de compras (28%). Este nivel es coherente con la reciente decisión de la AEVEA (Agencias de Eventos Españolas Asociadas) de no ir a concursos de más de 5 agencias.

¿Los Productores de Eventos tienen sus propios proveedores? Este fenómeno no es general, pero se definen acuerdos marco con ciertos tipos de proveedores, con una categoría claramente a la cabeza: un 64% declaran preferir llevarse a sus proveedores habituales cuando se trata de audiovisuales (64%), seguido a cierta distancia de la decoración (31%) o del personal (27%).

Según los Productores de Eventos, ellos mismos son los grandes decisores de las contrataciones de proveedores: ellos deciden de la contratación en un 79% de los casos, seguidos del departamento cliente (33%) o de compras (24%). A menudo compras tiene un papel más de negociación, de formalización de contratos, de condiciones de pago como veremos, pero quien tiene que estar convencido es el event manager. 

Los criterios de selección de cada tipo de proveedor.

El estudio también analiza los criterios de elección o rasgos específicos de cada tipo de proveedor (espacio, catering, personal, etc.). Por ejemplo, los principales criterios de selección de lugares son en este orden: bien conectado / fácil de acceder, afinidad con los objetivos del evento, precio, capacidades y espacios disponibles, etc. Un tema interesante se refiere a la vieja cuestión de las exclusivas: respecto al lugar, el 61% de los encuestados dicen que la exigencia de exclusividad en el catering les supone un freno en su elección, especialmente a los Productores de Eventos.

 Condiciones de pago: un asunto pendiente.

Según el estudio, los Productores de Eventos corporativos suelen confiar la responsabilidad de las condiciones de pago en el departamento de compras, de modo que delegan y se despreocupan, sin llegar a desvincularse del todo (son los interlocutores de los proveedores). Y un factor sorprendente es que las agencias opinan que las condiciones de pago para nuevos proveedores son más favorables que las de los proveedores existentes. Este “premio a la novedad” podría también ilustrar la posibilidad para la agencia que capta un nuevo cliente de exigir mejores condiciones de pago desde el principio de la relación.

 Las agencias opinan que un 53% de clientes pagan parte o todo por adelantado o cuando termina el evento cuando se trata de agencias existentes, mientras este dato sube al 76% para agencias nuevas. Una especie de fidelidad inversa extraña…

 Fuente: Cristina Muñoz, EventoPLUS

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