¿CÓMO VENDER INSCRIPCIONES PARA UN CONGRESO O SEMINARIO?

Una adecuada estrategia de precios puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una convocatoria para un evento.
Es por esto que te planteamos nueve aspectos que nos parecen muy importantes de considerar.

1. definir precio base

Lo primero es determinar los precios de cada categoría. A estos los llamaremos los precios base.
Hay que considerar que fijar precios no es una ciencia exacta. Normalmente hay un porcentaje importante de técnica y otro de intuición.

Técnicas o criterios para considerar:
● Valor de la inscripción del año anterior y un breve análisis de lo vendido.
● Valor de inscripción de eventos similares. La similitud pude ser por tema o por tipo de asistente.
● Considera que el precio al menos cubra los costos variables de cada asistente.
● Determina cuál es el ingreso total esperado por venta de inscripciones según categoría y divídelo por el número esperado de asistente por cada categoría.

2. DIFERENCIAR PRECIOS POR CATEGORÍA DE ASISTENTE

Si ya definiste el precio base para cada categoría, ahora es posible diferenciar a los asistentes por diferentes tipos de categorías y precios. Esta estrategia funciona si es que diferentes categorías tienen posibilidades económicas diferentes para pagar la inscripción.

Por ejemplo:
● Socios o no socios.
● Profesionales o estudiantes.
● Santiago o regiones.
● Chileno o extranjeros.
● Asistió al evento anterior o no.
● Clientes, no clientes.

Es importante tener presente que a la hora diferenciar por categorías, los asistentes solo puedan inscribirse en la que les corresponda.
Adicionalmente, es posible considerar número máximo de inscritos por alguna o todas las categorías.
A menudo los estudiantes tienen un cupo determinado previamente.

Presencial / Virtual
Muchos clientes nos han preguntado respecto de diferenciar precios si el asistente es presencial o virtual.
La verdad es que la experiencia internacional sugiere que tanto inscritos presenciales como virtuales deberían pagar el mismo valor. De otro modo el precio virtual es más bajo no habrá incentivo para asistir al evento.

3. DIFERENCIAR PRECIOS POR FECHA DE INSCRIPCIÓN

Tener precios diferentes según la fecha de inscripción suele ser una muy buena idea, siempre y cuando se cumplan dos condiciones.
● Que la venta de inscripciones comience a lo menos 4 o 5 meses antes de la fecha del evento.
● La diferencia entre los valores de cada categoría sea lo suficientemente importante para motivar la inscripción adelantada.

Por ejemplo, si el evento es el 05/11:

Considerar siempre aclarar si los precios publicados incluyen IVA o no.

4. DIFERENCIAR PRECIOS POR UBICACIÓN EN EL SALÓN

Es lógico pensar que los asientos cercanos al escenario tienen más valor.
Sin embargo, ese valor se hace evidente cuando los salones son grandes y los asistentes muchos.
Es por lo anterior que una manera de agregar valor es tener un montaje diferente para los asientos cercanos al escenario. Así, por ejemplo, es posible pensar que las 10 primeras filas son con montaje escuela. Y de ahí para atrás montaje auditorio.

Esta estrategia te permitirá incluir regalos en las mesas de adelante para dar más valor a ese tipo de inscripción.

MONTAJE ESCUELA

MONTAJE AUDITORIO

También es posible pensar en que solo ciertas categorías puedan acceder a ciertas ubicaciones.
Esta diferenciación también agregará valor a la inscripción.

5. DIFERENCIAR PRECIOS POR SERVICIOS ADICIONALES

Normalmente es posible agregar servicios adicionales a la oferta de un evento.
Por ejemplo:
● Almuerzo
● Habitaciones
● Eventos exclusivos
● Materiales
● Reuniones programadas, entre otros.

Aquí te proponemos algunas ideas de como hacerlo.
Por ejemplo:
● Si compras la inscripción antes de tal fecha tienes un descuento en el almuerzo.
● Si compras una inscripción de ubicación preferente obtienes un descuento en los materiales.
● Si compras una habitación antes de cierta fecha, los materiales son gratis.

6. OFRECER DESCUENTO POR NÚMERO DE INSCRITOS

Para esta estrategia es importante considerar que se pueden ofrecer descuentos por inscripciones grupales a personas que quieran participar como a auspiciadores que quieran invitar a sus clientes.

Asistentes
Promover la inscripción entre personas que trabajan en una misma
organización o grupos de amigos permite lograr más inscritos al evento.
En caso como estos es posible usar tácticas de precios como:
● Se inscriben 5 y paga 4.
● 2×1 para ciertas categorías, entre otras.

Auspiciadores
Para aquellos auspiciadores principales, es posible ofrecerles descuentos atractivos por número importante de inscripciones.
Es posible en pensar en a lo menos 20 inscripciones.

7. ¿CÓMO DIFERENCIAR A LOS ASISTENTES EL DÍA DEL EVENTO?

Es posible pensar que con tantas categorías o diferenciaciones el control se vuelva complicado.
Para ello te sugerimos dos cosas fundamentalmente:

Base de datos
La base de datos de inscritos debe estar perfectamente ordenada y debe contemplar claramente la categoría de cada asistente.
Esto permitirá entregar el material que corresponda a cada asistente en la acreditación.

Credenciales y lanyards
Esta es una herramienta muy importante para mantener el orden dentro de tu evento.
Es así que puedes realizar diferentes diseños de credenciales de manera que sea fácilmente identificable cada categoría.
Adicionalmente puedes mezclarlas con lanyards de colores diferentes.

8. FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN A MEDIDA

Sabemos que para implementar estrategias de este tipo es necesario contar con formularios que permitan ingresar y validar códigos de descuento, realizar cruces de productos y diferentes tipos de descuentos según las opciones seleccionadas.
Es de vital importancia considerar en cada momento que la experiencia de quien se inscriba sea fácil, amigable e intuitiva.
Es por esto que en CONGRESS Pro contamos con un departamento de programadores de gran experiencia para desarrollar el formulario que responda a todos tus requerimientos.
Ejemplos:

EREDE 2024

PASTEUR 2025

9. FACILIDADES DE PAGO

Un buen sistema de pago online, debe contar al menos con las siguientes opciones de pago:
● Tarjeta de débito.
● Tarjeta de crédito.
● Transferencia electrónica.
● Paypal.

Tipos de monedas:
● Dólares americanos.
● Pesos chilenos.
Esto facilitará el pago de todas las personas interesadas en asistir a tu evento.

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