8 CLAVES PARA ORGANIZAR UN EVENTO EXITOSO

1. DEFINE OBJETIVOS PARA TU EVENTO

Estas reuniones tienen como objetivo promover la presencia de una marca, atraer potenciales clientes y mejorar el conocimiento de la marca entre los consumidores existentes dentro del ámbito empresarial.

Posibles objetivos para tu evento:

• Dar a conocer tu marca.
• Mostrar y promocionar nuevos productos o servicios.
• Reconocer los logros alcanzados por la empresa.
• Atraer nuevos prospectos (Leads).
• Mostrar tus avances a posibles inversores.
• Incentivar la lealtad de quienes ya son clientes.

 Tipos de eventos que se pueden realizar:

• Conferencias, Seminarios o Talleres.
• Presentación o lanzamiento.
• Los eventos de festejo, celebración incentivos.
• Ferias o Ruedas de Negocios.
• Entre otros.

2.   ESTABLECE UNA LISTA DE INVITADOS AL EVENTO

Realiza una lista con los asistentes potenciales. Es imprescindible que tengan relación con la razón por la cual se va a llevar a cabo.

La meta del evento siempre determinará el tipo de invitados requeridos.

3. DALE UNA FECHA A TU EVENTO CORPORATIVO

Escoger un día y hora adecuada para tu evento. Asegúrate de que ninguna otra actividad previamente programada relevante para tu empresa o para tus invitados en conjunto entre en conflicto al momento de tu evento.

Considera el uso de herramientas de RSVP y/o “Save the Date” en línea como las que te ofrecemos en CONGRESS Pro. Esto te ofrecerá la posibilidad de permitir a tus invitados reservar sus plazas a través de Internet.

4. ELIGE EL LUGAR PARA TU EVENTO

El lugar que selecciones para el evento debe estar acorde con la imagen de tu negocio y el evento que quieres organizar.

 Para obtener el mejor resultado, deberá elegir un lugar que sea tanto práctico como acogedor para tus asistentes e invitados.

5. DETALLA TODOS LOS GASTOS QUE SE REALIZARÁN

Definir un presupuesto es fundamental, te ayudará a evitar sorpresas.

Debes contar con una planilla Excel que muestre detalladamente a quién contratarás para, para qué, el valor asociado y cuando debes pagarlo.

6. FORMA UN EQUIPO DE PLANEACIÓN

Para poner en marcha la organización de un evento, requieres de mucha planificación.

Es muy importante contar con un grupo de trabajo con roles definidos para que todos tengan una idea clara de qué hacer y la responsabilidad sea compartida. Evalúa la conveniencia de crear un organigrama.

7. PROMOCIONA TU EVENTO CORPORATIVO

Si quieres tener una buena convocatoria, lo mejor es que cuentes con las siguientes herramientas: 

• Página Web o Landing Page.
• Formulario de inscripción.
• Envío de correos electrónicos
• Envío de WhatsApp.

Así tus asistentes potenciales se enterarán de tu evento.
Invita a tus clientes, a tus clientes potenciales, a proveedores, autoridades relacionadas.
Publícalo en tus Redes Sociales.

8. EVALÚA EL ÉXITO DE TU EVENTO

Si quieres determinar el alcance de tu evento, lo mejor que puedes hacer es preguntar a tus invitados.

Existen en herramientas de evaluación online en tiempo real, para hacerlo durante el evento, o por demanda para hacerlo post evento.

Adicionalmente ten presente las estadísticas del evento como:

• Número de asistentes.
• Número de asistentes por tipo de asistente.
• Nivel de participación en las interacciones.
• Nivel de publicaciones en las Redes Sociales.