¿CÓMO ORGANIZAR EFICIENTEMENTE LAS FILAS DE ACREDITACIÓN EN TU EVENTO?

El acceso fluido al evento comienza en los módulos de acreditación. Una correcta estrategia de organización de filas no solo mejora la experiencia de los asistentes, sino que también evita congestiones, reduce tiempos de espera y eleva la percepción de profesionalismo.

En este blog analizaremos tres enfoques comunes: una sola fila central, una fila por módulo, y módulos diferenciados por categoría de asistente.

Descripción: Todos los asistentes forman una sola fila y se dirigen al primer módulo disponible.

Ventajas:

• Evita la indecisión del asistente sobre a qué módulo dirigirse.
• Equilibra la carga de trabajo entre los módulos.
• Requiere menor supervisión del flujo.

Desventajas:

• En eventos con más de 4 módulos, la fila puede extenderse demasiado si no hay espacio físico adecuado.
• Requiere un layout claro y señalética para orientar el flujo correctamente.

Eficiencia: Alta. Esta estrategia es óptima para mantener el ritmo de atención constante y minimizar tiempos muertos en los módulos.

Descripción: Cada módulo tiene su propia fila de asistentes.

 Ventajas:

• Puede ser útil en eventos pequeños con bajo flujo simultáneo.
• Permite al asistente elegir el módulo con la fila más corta (teóricamente).

 Desventajas:

• Se generan tiempos muertos en módulos si hay desequilibrio en el flujo.
• Aumenta la indecisión del asistente y la percepción de lentitud.
• Puede generar confusión, especialmente si hay diferencias en velocidad de atención entre módulos.

Eficiencia: Baja a media. Requiere constante supervisión y redistribución del personal si se generan desequilibrios en las filas.

Descripción: Se crean filas distintas según el tipo de asistente (ej. Conferencistas, expositores, público general).

 Ventajas:

• Permite atención diferenciada con procesos específicos según la categoría.
• Mejora la experiencia para invitados VIP o especiales.

 Desventajas:

• Requiere que los asistentes conozcan su categoría antes de llegar a la fila.
• En caso de desequilibrio entre categorías, algunos módulos pueden estar desocupados mientras otros colapsan.

Eficiencia: Media. Funciona bien en congresos o ferias con públicos claramente segmentados, pero debe ir acompañada de buena señalética y personal de orientación.

En la mayoría de los eventos generales, la fila única hacia el primer módulo disponible es la estrategia más eficiente. Este sistema garantiza el máximo aprovechamiento de los recursos disponibles, reduce la fricción del usuario, y evita tiempos muertos. Si existe segmentación por tipo de asistente, se recomienda combinar la fila única con una pre-filtración asistida (por ejemplo, un punto de orientación inicial).

Para lograr una implementación exitosa, es esencial contar con:

• Personal que dirija el flujo.
• Señalética clara y visible.
• Software que permita agilizar la validación o impresión de credenciales.