¿POR QUÉ ES CLAVE DEFINIR UNA POLÍTICA DE CANCELACIÓN EN TUS FORMULARIOS DE INSCRIPCIÓN CON PAGO ONLINE?

Organizar un congreso, seminario o taller implica una planificación minuciosa, una estructura de costos clara y, muchas veces, una inversión anticipada en servicios, espacios, proveedores y producción.

En este contexto, vender inscripciones a través de formularios online con pago incluido es una herramienta esencial para automatizar el proceso y profesionalizar la experiencia del asistente.

Sin embargo, hay un aspecto que suele pasarse por alto hasta que aparece el problema: ¿qué pasa si un inscrito quiere cancelar y pide la devolución de su dinero?

En Chile, la Ley del Consumidor (Ley N°19.496) establece que el proveedor tiene la obligación de informar claramente al consumidor las condiciones de contratación, pago, cancelación y reembolso. Esto significa que puedes definir tu propia política, siempre y cuando esta sea visible y aceptada por el usuario antes de realizar el pago.

No basta con tener un texto legal “por si acaso”; debe ser parte activa del proceso de inscripción.

Cuando implementas un formulario de inscripción con pago online, te recomendamos incorporar:

• Una sección visible de “Términos y Condiciones” con:
   – Política de cancelación clara.
   – Plazos para solicitar devolución (si aplica).
   – Condiciones en caso de suspensión o cambio de fecha.
   – Mención explícita de si el pago es reembolsable o no.
• Una casilla de aceptación obligatoria, que diga por ejemplo: “He leído y acepto los Términos de Cancelación y Reembolsos”.
• Respaldo automático de cada aceptación (PDF o confirmación por correo), que puedas guardar como prueba frente a reclamos.

Establecer esta política desde el inicio te permite:

• Evitar solicitudes de devolución fuera de plazo o por motivos no atribuibles a la organización.
• Blindarte legalmente ante disputas o reclamos.
• Transmitir seriedad y profesionalismo, aumentando la confianza de los asistentes.
• Proteger tu inversión, ya que muchas veces los pagos de inscripción financian anticipadamente parte del evento.

Al trabajar con plataformas de inscripción con pago online, asegúrate de que te permitan incorporar condiciones personalizadas y adaptadas al contexto de tu evento. En CONGRESS Pro, por ejemplo, ayudamos a nuestros clientes no solo a crear formularios atractivos, sino también a estructurar procesos claros, seguros y alineados con la legislación chilena.

Sugerencia de texto:

“Términos y condiciones de inscripción
Al completar este formulario e ingresar su pago, usted declara haber leído y aceptado los siguientes términos:

1. La inscripción es personal e intransferible.
No se permiten cambios de nombre ni cesión de cupos a terceros una vez realizada la inscripción.
2. El pago no es reembolsable.
En caso de inasistencia por motivos personales, emergencias o causas ajenas a la organización, no se realizará devolución del monto pagado. Le recomendamos verificar su disponibilidad antes de completar el proceso.
3. Cambios en la programación o modalidad del evento.
La organización se reserva el derecho de modificar la programación, fechas, horarios o modalidad del evento (presencial u online), por razones de fuerza mayor o imprevistos. En estos casos, se mantendrá la validez de la inscripción, sin derecho a reembolso.
4. Cancelación del evento.
Solo en caso de cancelación definitiva del evento por parte de la organización, se reembolsará el monto total pagado por concepto de inscripción, en un plazo de hasta 30 días hábiles desde el anuncio oficial.
5. Medio de aceptación.
Al marcar la casilla de aceptación y completar el pago, usted declara haber leído, comprendido y aceptado íntegramente estos términos y condiciones.”

Como sabes, en CONGRESS Pro, nos preocupamos de que nuestros desarrollos tecnológicos cumplan con todos tus requerimientos, y también nos nimporta asesorarte y traspasarte toda nuestra experiencia para hacer la gestión de tus eventos más eficiente.

Son 20 años trabajando para los eventos más importantes que se desarrollan en nuestro País.